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BFH: Arbeitszimmer-Kosten binnen zehn Tagen aufzeichnen
Der Bundesfinanzhof entschied am 24. März 2026, dass Selbstständige jede Ausgabe für ihr häusliches Arbeitszimmer binnen zehn Tagen einzeln aufzeichnen müssen, berichtet impulse.de.
Von Bettina Harlander, Redaktion Unternehmerpuls: Steuern, Recht, Förderung, Personal, Finanzierung
BFH verlangt Einzelaufzeichnung binnen zehn Tagen
Wer ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen will, muss jede Ausgabe einzeln und innerhalb von zehn Tagen aufzeichnen. Das entschied der Bundesfinanzhof am 24. März 2026 (Az.: VIII R 6/24), berichtet impulse.de. Eine Belegsammlung am Jahresende genügt nicht mehr. Alternativ können Selbstständige die Jahrespauschale von 1260 Euro nutzen, dann entfällt die Aufzeichnungspflicht.
Was der Bundesfinanzhof verlangt
Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssen einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen oder gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden, so der Bundesfinanzhof in seiner Entscheidung. Zeitnah bedeutet laut impulse.de in der Regel innerhalb von zehn Tagen. Die Aufzeichnung muss getrennt von übrigen Betriebsausgaben erfolgen.
Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind, stellt der Bundesfinanzhof fest. Die Berücksichtigung als Betriebsausgaben ist gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht ausgeschlossen. Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus, nur eine Einzelaufzeichnung in einer besonderen Spalte oder in einem gesonderten Dokument gewährleistet die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit.
Pauschale oder tatsächliche Kosten
Selbstständige können alternativ zur Einzelaufzeichnung eine Jahrespauschale von 1260 Euro für das häusliche Arbeitszimmer ansetzen, ohne besondere Aufzeichnungspflichten, berichtet impulse.de. Ob sich die Einzelaufzeichnung rechnet, hängt von den tatsächlichen Kosten ab.
Ein Beispiel aus dem Bericht von impulse.de: Ein Gesellschafter einer Ingenieur-GbR mit 20 Quadratmeter großem Arbeitszimmer (12,5 Prozent eines 160 Quadratmeter großen Eigenheims) und Gebäudekosten von 25.600 Euro pro Jahr kann durch tatsächliche Kostenabrechnung 3200 Euro abziehen und spart bei 42 Prozent Steuersatz 1344 Euro Steuern. Mit der Jahrespauschale von 1260 Euro spart derselbe Gesellschafter bei 42 Prozent Steuersatz 529 Euro Steuern, was 815 Euro weniger Steuervorteil als bei tatsächlichen Kosten bedeutet.
Neue Grenze für Grundstücksteile
Seit dem 30. Dezember 2025 darf ein eigenbetrieblich genutzter Grundstücksteil höchstens 30 Quadratmeter oder einen Wert von 40.000 Euro haben, um im Privatvermögen zu bleiben, berichtet impulse.de. Wer diese Grenze überschreitet, muss den Grundstücksteil ins Betriebsvermögen überführen.
Was das für Unternehmer heißt
Die Entscheidung betrifft alle Selbstständigen und Gesellschafter, die ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Wer die tatsächlichen Kosten absetzen will, muss ab sofort jede Ausgabe für Miete, Strom, Heizung oder Renovierung einzeln und innerhalb von zehn Tagen aufzeichnen, getrennt von übrigen Betriebsausgaben. Wer die Aufzeichnungspflicht verletzt, verliert den Abzug vollständig.
Die Pauschale von 1260 Euro ist ohne Aufzeichnung möglich, lohnt sich aber nur bei niedrigen tatsächlichen Kosten. Wer mehr als 3000 Euro anteilige Gebäudekosten pro Jahr hat, fährt mit der Einzelaufzeichnung besser, muss dann aber die Zehntagefrist einhalten. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.